DOCLAND – DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
A través de los Procesos, Reglas, la digitalización de documentos tiene resultados en la mejora del sistema de gestión de las organizaciones, tanto a corto y medio, como a largo plazo, ya que además de permitir el acceso inmediato a la información, facilita su distribución entre los interesados dentro del sistema, aumenta la calidad del archivo a través de un sistema rápido de recuperación, garantiza la conservación en un formato adecuado, reduce los movimientos generados por consultas, minimiza el tiempo y los recursos de búsqueda, evita errores de archivado, facilita la consulta desde cualquier punto de trabajo y resuelve, con vistas al futuro, la necesidad creciente de espacio en los archivos, ya que con el paso del tiempo y en circunstancias de falta de movimiento documental de lo que hoy se considera documentación de gestión, ésta pasa a formar parte del archivo pasivo o intermedio y su tenencia soporte digital posibilita la toma de decisión respecto a su ubicación externa, con el consiguiente ahorro de espacio.
La Gestión Documental por Procesos de DocLand automatiza y optimiza todo el ciclo de vida de los documentos:
- Creación e Integración en el Sistema
- Almacenamiento y Conservación
- Flujo y Trazabilidad
- Acceso y Recuperación
- Eliminación Segura
Permite gestionar con seguridad y eficacia toda la documentación corporativa, por compleja que sea la estructura de la entidad.