En primer lugar, es importante saber qué costos cuentan como costos de una oficina en casa. Esto se debe a que muchos costos diferentes se resumen en este punto en los estados financieros anuales, el centro de costos para terrenos y edificios, no todos los cuales están directamente relacionados con él. Allí solo puedes registrar los costos que están directamente relacionados con la compra y el uso, así como el mantenimiento de tu propiedad, que utilizas para fines comerciales. Por ejemplo, el terreno que has adquirido para el desarrollo posterior de tu negocio no está cubierto por este centro de costos. No se te permite reservar los costos de los apartamentos de la empresa allí, ni se te permite reservar los costos de las habitaciones alquiladas. Esto último solo se aplica si el alquiler no es el propósito real de la empresa.
En este artículo, vamos a señalar cuáles serían los costos a los que te puedes enfrentar y cuáles desgravar si decides montarte tu oficina en casa. Del mismo modo, los expertos de coworking Mitre 126, nos indican algunas claves relevantes y alternativas.
Qué costos se pueden resumir bajo el término «costos de oficina en casa«
Cuando se trata de costos de habitación, el bloque de costos más grande es la proporción que tienes que pagar por las habitaciones utilizadas para fines comerciales. Cabe señalar que estás depreciando tus propios edificios. Para edificios de terceros, pagas el alquiler o la tarifa de arrendamiento. Si usas habitaciones propias y de otras personas, debes comenzar a usar un alquiler imputado en lugar de depreciación. De esta manera, se consigue una carga uniforme y los valores son más comparables.
Otros costos de habitación:
- Costos de reparación y mantenimiento: Es bastante normal que los edificios tengan que trabajar una y otra vez. A veces son pequeñas cosas, como una nueva capa de pintura o reemplazar un cristal de ventana roto. Ocasionalmente, también hay renovaciones más extensas. Se debe hacer una distinción entre los trabajos de mantenimiento y los trabajos de conversión y ampliación, que resultan en un aumento de valor. Debes capitalizar estos costos en el balance general. Esto se aplica no solo a los edificios propios de la empresa, sino también a las conversiones e instalaciones de locales alquilados.
- Costos de mantenimiento: El costo de mantener una propiedad incluye, por ejemplo, los costos de seguridad o el costo de un servicio de limpieza. Estos deben registrarse como un bloque de costos separado.
- Costos de limpieza: El registro de los costos de limpieza se lleva a cabo dentro del costo de la habitación, pero por separado.
- Costo de la energía: Si diriges un negocio de fabricación, debes diferenciar entre el consumo de energía para la fabricación y los costos de energía para el espacio de oficina cuando se trata de costos de electricidad. Los costos de energía son, por ejemplo, los costos de iluminación, calefacción, agua o aire acondicionado y similares. El consumo de energía para la producción debe distinguirse del costo del espacio.
Esta lista no es exhaustiva. Para algunos costos, no está del todo claro cómo debe hacerse la asignación. Por ejemplo, puede ser cuestionable si la nueva pintura de las instalaciones con los colores de la empresa cuenta como costos de construcción o se registrará como costos de publicidad.
Consejo: Si tu empresa concede mayor importancia al uso de proyectores, sistemas de videoconferencia o pantallas grandes, generalmente puedes asignar estos dispositivos directamente a un departamento específico y, por lo tanto, a un centro de costos. En cuanto al costo del cableado, esto no es tan simple. No se pueden atribuir directamente a una habitación específica. En aras de la simplicidad, debes definir un valor de referencia aquí, como el área en metros cuadrados.
¿Cuándo se recomienda una oficina externa?
No todos los empresarios alquilan locales comerciales, sino que trabajan desde casa en una oficina en casa. Algunos empresarios pasan mucho tiempo fuera de casa y, por lo tanto, no necesitan locales alquilados permanentemente. Sin embargo, hay razones para una oficina externa. Si puedes prever que tendrás empleados, es casi imposible evitar tener tu propio local comercial. Incluso en industrias que dependen de clientes sin cita previa o si tiene contacto regular con el cliente, esto generalmente no es posible desde casa. A veces, la atmósfera y las sinergias a través del entorno inmediato también son muy importantes para un negocio.
Si generas suficientes ingresos operativos y / o tiene alguna base de capital, también debes considerar locales fuera del sitio (coworking).
El home office como alternativa
Para muchos empresarios, la oficina en casa es la alternativa a la oficina externa. Las ventajas son obvias. Aún así, no siempre es la solución ideal. En el caso de visitas ocasionales de clientes, es posible diseñar profesionalmente el camino a la oficina en casa a través de pasillos y el área de entrada.
Sin embargo, una oficina lejos de casa generalmente se ve mucho más profesional. El riesgo financiero también es mayor con las habitaciones alquiladas. Aquí es aconsejable acordar un contrato de alquiler con períodos de notificación justos. Los costos de alquiler pueden ser totalmente deducibles de impuestos.
Deducir el costo de la oficina en casa
En muchas industrias hoy en día, es común trabajar desde casa, ya sea como asistente virtual, diseñador web, entrenador o como operador de tienda en línea. Además de la forma de trabajar, también se ahorra los gastos que se deben por las habitaciones alquiladas. En dos casos predefinidos, puede deducir los costos de tus impuestos.
- Si no tienes otro trabajo disponible para tu actividad profesional, puedes reclamar hasta 1.250 euros anuales. Aquí, el legislador prevé una deducción limitada. Esta excepción se aplica, por ejemplo, a profesores o representantes de ventas que no tienen su propio lugar de trabajo en la empresa.
- Si el estudio es el centro de toda tu actividad empresarial o profesional, los costes pueden deducirse sin restricciones. Esto se aplica a los trabajadores remotos.
Se deben cumplir los siguientes requisitos:
- Debe ser una habitación separada y cerrada, solo un rincón de trabajo no se puede deducir de los impuestos como oficina en casa.
- La habitación pertenece a tu apartamento o casa privada y está integrada en el entorno de tu hogar debido a su ubicación, equipamiento y función.
- También puede ser una habitación en el ático o sótano que está directamente conectada a tus habitaciones privadas.
- En tu estudio, realizarás principalmente trabajos escritos, administrativos, organizativos o mentales. Estas también pueden ser actividades artísticas, intelectuales o literarias.
- Las actividades son exclusivamente para fines profesionales u operativos. El uso privado está permitido hasta un máximo del diez por ciento. Si utilizas más del diez por ciento de la habitación de forma privada, no puedes reclamar los costos a efectos fiscales, ni siquiera parcialmente.
Para determinar el costo proporcional de tu estudio en el hogar, es mejor dividir los costos de acuerdo con el tamaño de la habitación en relación con el espacio habitable total. Los siguientes costos son deducibles:
- Alquiler o la depreciación del edificio, si eres dueño del edificio.
- Intereses de deuda para la adquisición, construcción o reparación del edificio.
- Costos de agua, energía y aguas residuales.
- Costos de limpieza.
- Tarifas para recolección de basura y deshollinador.
- Impuesto real.
- Posibles aportaciones a la comunidad de inquilinos o a la comunidad de propietarios.
- Cotizaciones para propietarios de viviendas y seguro de contenidos.
- Costos de renovación de espacios compartidos, como pasillos o escaleras.
Los costes de renovación del estudio son completamente deducibles. Lo mismo se aplica al costo de los muebles, como escritorio, silla y estantes. Los costos de renovación de un aseo de invitados no son deducibles. Las habitaciones contiguas de uso mixto tampoco son deducibles de impuestos tan pronto como el uso privado supere el llamado «umbral de irrelevancia» del 10%.
Propina: Al evaluar si el uso de la oficina en casa es el foco de tu actividad profesional o comercial, el enfoque de tus actividades se basa en el contenido y la calidad de tus actividades. El alcance temporal es sólo una indicación. Si trabajas en el campo, la oficina en casa todavía puede ser el centro de tu actividad profesional.
La oficina exterior: Los costes son totalmente deducibles
Por el contrario, la oficina de impuestos acepta los costos de las habitaciones externas mucho más fácilmente. El alquiler de un bufete de abogados o la parte del alquiler de una oficina compartida o coworking es totalmente deducible, incluidos todos los costos auxiliares.
Los gastos de alquiler complementarios son:
- Calefacción.
- Electricidad.
- Agua.
- Tasas de basura.
- Costos de administración de propiedades.
- Impuesto real.
- Cotizaciones para el seguro de contenido del hogar.
Un depósito a pagar al principio generalmente no es deducible, porque puedes recuperar el dinero al final del período de alquiler. Solo si el propietario no devuelve el dinero sin razón y después de que se le pida que lo entregue, es posible deducir el depósito como un gasto comercial.
Costes adicionales
Además de los costos de la sala de funcionamiento, hay gastos de equipo de oficina como papel tapiz, alfombras, lámparas o cortinas. Estos costos también son deducibles.
Si la oficina está muy cerca del apartamento, la oficina de impuestos tiene una visión más crítica del asunto. Tan pronto como haya una conexión espacial entre el espacio habitable y la oficina, la oficina externa debe evaluarse como una oficina en casa. Como resultado, las posibles ventajas fiscales pueden verse severamente limitadas. Es necesario que el local tenga su propio acceso, como a través de una escalera, que también es utilizada por los otros inquilinos. En una vivienda unifamiliar, la oficina de impuestos tendrá dificultades para reconocer la oficina externa.
Si no se trata de espacio de oficina, sino de almacenamiento o espacio de taller, no importa dónde se encuentren las habitaciones. Desde el punto de vista fiscal, se trata entonces de un establecimiento permanente cuyos costes son siempre totalmente deducibles.
Como alternativa a tu propia oficina: alquila un espacio de coworking o una oficina compartida
Los llamados espacios de coworking son una forma especial de compartir que se ha vuelto cada vez más popular en los últimos años. Incluso puedes alquilar dichas habitaciones temporalmente por hora o por una tarifa diaria. Allí, por ejemplo, existe la posibilidad de recibir clientes, celebrar reuniones o mantener contactos comerciales. Esto a menudo no funciona tan bien en la oficina en casa.
Pros y contras de tener un espacio de coworking
Pros de tener un espacio de coworking
- Se ve más profesional.
- Muestra la seriedad del emprendedor.
- Buena reputación.
- En el espacio de coworking es posible alquilar solo la necesidad real de habitaciones. Esta es una gran ventaja, especialmente en industrias que son propensas a fluctuaciones, como la industria hotelera.
- Buena infraestructura en los espacios de coworking, como muebles, internet rápido y catering.
- Espacio suficiente para los empleados disponible.
- Sinergias a través de la creación de redes en el espacio de coworking; Intercambio con partes externas fácil de implementar.
Contras de tener un espacio de coworking
- Altos costos.
- Poca flexibilidad debido a la alta carga financiera.
En última instancia, depende de ti decidir cómo deseas construir tu negocio y presentarlo al mundo exterior.
Consejos para tu primera oficina propia
Los espacios adecuados
No importa si alquilas tu propia oficina, trabajas en un espacio de coworking o en una oficina en casa. Lo importante es que tengas un ordenador, una impresora, acceso a internet, una mesa escritorio y silla ergonómica, y un rincón tranquilo para trabajar. Esto te permite trabajar sin ser molestado y poder estar concentrado.
Equipos de trabajo y material de oficina
Papel, sobres, lápices, bolígrafos y subrayadores; tijeras, etiquetas adhesivas, clips y grapas; libretas, pegamento y papelera.
Los cuadernos son prácticos porque se pueden llevar a cualquier parte. Sin embargo, una pantalla decente con al menos 20 pulgadas será cómoda para usarla en un escritorio y para no sentarse apretado frente a una pantalla que es demasiado pequeña todo el día. El costo de un sistema informático con pantalla puede reclamarse a efectos fiscales durante un cierto período de tiempo a través de la depreciación para la adquisición. Los suministros de oficina habituales también deben estar disponibles en una oficina.
Espacio de almacenamiento
Se requiere un sistema de archivo inteligente, incluso en la era del almacenamiento electrónico de datos. Para ordenar en la oficina, necesitas armarios y estantes. Revistas, facturas y libros se pueden almacenar allí. Los costes de adquisición son totalmente deducibles.
Servicios de oficina externa
Es útil cuando alguien está allí para atender las llamadas entrantes o coordinar las próximas citas. El costo de los servicios administrativos de oficina o un asistente virtual es un gasto comercial. Muchos jóvenes empresarios hacen gran parte de este trabajo ellos mismos, especialmente en las primeras etapas, pero a menudo es más barato de lo esperado contratar proveedores de servicios externos. Los costos son completamente deducibles.
