Gestión documental: clave para potenciar la eficiencia en una empresa

La tecnología ha revolucionado nuestras vidas hasta un punto que ni tan siquiera nos podíamos imaginar hace unos años. Quien niegue esto, esta negando la más absoluta de las evidencias. Está claro que hay que apostar por una tecnología que nos permita obtener todas las ventajas a las que tenemos acceso en los tiempos en los que nos encontramos. Eso, a fin de cuentas, nos va a dar una ventaja competitiva si enfocamos el tema desde un punto de vista empresarial y va a proporcionarnos una mayor comodidad desde el ámbito personal.

Una noticia publicada en la página web del diario El País nos hablaba precisamente de cómo la tecnología puede ser nuestra mejor aliada en lo que tiene que ver con el ahorro. Un ahorro que puede ser, por cierto, de muchas maneras. Lo puede ser en materia económica, algo que siempre es importante. Pero lo puede ser también desde el punto de vista de tiempo. Hay que tener en cuenta que, en muchas ocasiones, vale más el tiempo que el dinero. Y no es de extrañar que así sea. El tiempo es lo más valioso que tenemos y absolutamente todos y cada uno de nosotros lo va a agotar a lo largo de su vida.

En la página web larepublica.es se habla de cómo ahorrar tiempo gracias a la tecnología en los tiempos que corren, algo que es bastante sencillo y usual en la que ya es la tercera década del siglo XXI. La tecnología nos permite comparar precios de una manera mucho más rápida, nos permite acceder a nuestras canciones favoritas con un solo clic, nos permite aprender cualquier aparato con simplemente visualizar un tutorial y usar aplicaciones que nos permitan ahorrar tiempo a lo largo de nuestra jornada laboral.

La existencia de unos avances tecnológicos más importantes que nunca han hecho posible que tengamos la oportunidad de ahorrar más tiempo que nunca en nuestra jornada de trabajo. Un ejemplo de avance considerable en este sentido es el de la digitalización de documentos, lo cual, para un trabajo de oficina, nos hace ganar por lo menos un par de horas por trabajador cada día. Así nos lo han hecho saber desde Gitdoc, asegurando al mismo tiempo que esta es una de las razones por las cuales ya es rara la empresa que no haya realizado una inversión en lo que tiene que ver con la gestión documental.

Está claro que, gracias a ese tipo de sistemas, un empleado o empleada tiene la capacidad para ser más eficaz, más eficiente. Somos capaces gracias a esto de hacer más cosas en menos tiempo, que es lo que se requiere por parte de unas empresas que deben competir con las mejores garantías en un mercado muchas veces incierto y que es más voraz que en ningún otro instante de la Historia. Está claro que, si somos capaces de conseguir eso, tenemos un potencial que nos permitirá encontrarnos entre las líderes de nuestro sector, lo cual es uno de los grandes objetivos en cualquier tipo de empresa.

No por trabajar mucho trabajamos mejor

Hay una tendencia en España que es la de creer que, por trabajar un mayor número de horas, vamos a ser capaces de resolver una mayor cantidad de cosas. Esta no es una relación directamente proporcional: de hecho, cuando alcanzamos un número de horas trabajadas a lo largo de un solo día, empezamos a no ser tan eficaces como cuando ha empezado la jornada. De hecho, solemos ser más eficientes cuando tenemos una jornada intensiva y sabemos que debemos arreglar determinados asuntos en un tiempo limitado que cuando somos conscientes de que tenemos un gran número de horas por delante.

Si, a todo esto, sumamos la potencia y eficacia que nos permite alcanzar la tecnología, es evidente que tenemos muchas posibilidades de ser personas rentables para la empresa para la que trabajamos.  Sin duda, tener a mano todo tipo de softwares y aplicaciones es lo que nos permite asumir una serie mucho más grande de funciones sin que eso suponga una ampliación de nuestra jornada laboral. La tecnología es, por ende, una bendición para todos y todas y está claro que ahora no estaríamos preparados ni preparadas para hacer frente a un mundo sin ella.

Está claro que la tecnología va a seguir creciendo de cara a los próximos años. La tecnología todavía no ha alcanzado su punto álgido ni mucho menos, así que hay muchas opciones de que, de cara al futuro, seamos mucho más eficaces y eficientes de lo que lo somos ya. Ojalá que así sea y que, dentro de muy poco, tengamos la capacidad de alcanzar esos límites que, en otros momentos, parecieron imposibles de alcanzar.

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