Sin duda, hay un error que cometen muchas empresas hoy día (tanto empresas que llevan años asentadas, como nuevas empresas) que multitud de empresarios pasan por alto o consideran de menor gravedad, pero, que sin embargo puede afectar muchísimo al éxito de cualquier negocio: la obsolescencia de sus programas de gestión.
Un programa desactualizado que gestiona nuestra empresa puede darnos muchísimos problemas ¿lo sabías? Además de privarnos de multitud de ventajas que pueden acelerar y mejorar tanto nuestro ritmo de trabajo, como la calidad de aquello que ofrecemos.
Entonces ¿Cómo podemos estar al tanto de las actualizaciones? ¿Qué problemas enfrentaremos si nos quedamos obsoletos?
No te quedes con la duda y encuentra las respuestas en este artículo.
La importancia de tener el software de nuestra empresa al día.
Es importante que comprendamos que la importancia de tener los programas de gestión de nuestra empresa al día, nunca debe subestimarse; vivimos en una etapa completamente digitalizada, en la cual la tecnología avanza a pasos agigantados, y los programas de gestión empresarial no son la excepción.
Las empresas hacen uso de estos programas a diario para poder mantener la empresa ordenada y organizada en todo momento (gestionar inventarios, organizar horarios de los empleados, realizar análisis de mejoras continuas, detectar errores, etc.) y si no mantenemos estos programas actualizados, podemos sufrir una serie de problemas que acabarán afectando a nuestro negocio; asimismo, nos privaremos de avances que mejoren nuestro trabajo de forma notable.
De este modo, enumeramos a continuación las causas determinantes por las cuales debemos mantener nuestro software de gestión actualizado:
- Por seguridad.
Los desarrolladores de software mejoran constantemente la seguridad de sus programas para protegernos contra nuevas amenazas y vulnerabilidades, de modo que, si no los actualizamos, estaremos dejando la puerta abierta a posibles ataques cibernéticos que pueden robar datos sensibles de la empresa y de nuestros clientes.
- Para aumentar la eficiencia y productividad.
Por otra parte, como añade Micrològic, SLU, la digitalización de las empresas y las correspondientes actualizaciones de su software no solo solucionan errores y problemas, sino que también introducen nuevas funcionalidades y mejoras en el rendimiento.
Estas mejoras consiguen un procesado más rápido, menos tiempo dedicado a tareas repetitivas y una mejor integración con otros sistemas, lo que se traduce como una mayor productividad en el entorno general de la empresa.
- Por compatibilidad.
Como ya sabemos, la tecnología avanza y cambia rápidamente; por ende, los sistemas operativos, el hardware y los demás programas, también. Si no nos adaptamos a los cambios, nuestro software puede quedar obsoleto y dejar de ser compatible con nuevas versiones de otros componentes, lo cual puede causar conflictos y problemas de funcionamiento.
- Para mantenernos innovados y competentes en el mercado.
Mantenernos actualizados con las últimas versiones del software permite a nuestra empresa aprovechar nuevas herramientas y características, las cuales pueden ofrecernos grandes ventajas que mejoren nuestros servicios, la experiencia del cliente, y que además nos permitan adaptarnos rápidamente a los cambios del mercado.
- Para garantizar el soporte técnico.
Los proveedores de software suelen limitar el soporte técnico a las versiones más recientes de sus productos; si usamos versiones antiguas, podemos quedarnos sin ayuda profesional cuando más la necesitemos, lo que puede ser especialmente problemático en momentos de fallos, o al sufrir problemas técnicos.
¿Cómo podemos mantener nuestro software actualizado?
Ahora que tenemos más que claro que es crucial mantener nuestro software actualizado, es hora de pasar a la acción: nos centraremos en mantener nuestros programas de gestión actualizados en todo momento.
¿Cómo lo logramos? Una de las estrategias más efectivas, es implementando un sistema de monitoreo frecuente de las actualizaciones. Para ello, asignaremos a un miembro de nuestra empresa la responsabilidad de estar al tanto de las actualizaciones disponibles. Para lograrlo, este responsable debe suscribirse a boletines informativos de los proveedores de software y revisar periódicamente sus sitios web para enterarse de las últimas versiones y mejoras. Mientras este profesional haga, el software seguirá actualizándose de forma eficaz.
Otra medida clave es configurar las actualizaciones automáticas siempre que sea posible. Muchos programas y sistemas operativos ofrecen la opción de actualizarse automáticamente, lo que asegura que siempre se esté utilizando la versión más reciente sin necesidad de intervención manual. Esta medida garantiza que las actualizaciones críticas de seguridad se instalen de inmediato, protegiendo los datos y sistemas de la empresa.
Asimismo, es importante enseñar al equipo la importancia de mantener el software actualizado, además de cómo llevar a cabo las actualizaciones necesarias. Tengamos en cuenta que un equipo bien informado siempre podrá identificar y solucionar problemas rápidamente, y además es más probable que éste adopte una actitud proactiva hacia la gestión del software. Para conseguirlo, las sesiones de formación y la creación de manuales de procedimientos pueden ser herramientas efectivas para este propósito.
Para acabar, establecer políticas claras de actualización dentro de la empresa puede proporcionar un marco estructurado para mantener el software al día. Estas políticas deben definir con claridad cómo y cuándo se deben realizar las actualizaciones, quién es el responsable de cada tarea, y cómo se deben manejar los tiempos de inactividad necesarios para completar las actualizaciones sin interrumpir las operaciones diarias.
