La obligación de registrar las horas de trabajo permite a las empresas y a los empleados tener una visión general del tiempo trabajado. Pero ¿cómo se puede implementar? Los expertos de Registro de Jornada Laboral nos responden a las preguntas más importantes: posibilidades técnicas, obligaciones legales, métodos legalmente seguros para registrar las horas de trabajo y protección de datos.
¿Qué significa el registro del tiempo de trabajo?
El término registro del tiempo de trabajo incluye todas las posibilidades para documentar con la mayor precisión posible el tiempo de trabajo diario de los empleados, es decir, el período en el que deben cumplir sus obligaciones laborales contractuales. Los períodos de descanso y las pausas no remuneradas no forman parte de la jornada laboral. Desde una perspectiva empresarial, el registro del tiempo de trabajo forma parte del área de responsabilidad de RR.HH.
¿Por qué es importante el seguimiento del tiempo?
Registrar correctamente las horas de trabajo reales ayuda tanto a los empleadores como a los empleados a mantener una visión general del trabajo realizado.
Los empresarios reciben información sobre el cumplimiento de las pausas y periodos de descanso legalmente exigidos.
En caso contrario, el registro del tiempo de trabajo muestra cuándo debe actuar e intervenir el empresario debido a su deber de diligencia.
Los empleados pueden comprobar si el empleador ha facturado correctamente sus salarios en función de las horas de trabajo registradas y si sus horas extras se han registrado con precisión.
¿Es obligatorio el seguimiento del tiempo de trabajo? La situación jurídica actual
La ley sirve como un importante punto de referencia ya que regula puntos centrales como:
- Horas máximas de trabajo por día.
- Duración mínima de los períodos de descanso diario.
- Trabajar los domingos y festivos.
- Estándares básicos de tiempo de trabajo.
Con la implementación de la nueva ley, surgió por primera vez el tema del registro del tiempo de trabajo y la protección de los empleados.
Los empleadores deben registrar completamente las horas de trabajo de sus empleados en un sistema confiable, objetivo y accesible.
Con un registro completo del tiempo de trabajo, los empleados pueden comprender y demostrar fácilmente si han trabajado más horas de las estipuladas en su contrato de trabajo.
Además, las empresas están obligadas a registrar íntegramente las horas de trabajo efectivamente realizadas por sus empleados. Sin un registro de tiempos no hay garantía de que se cumplan realmente las normas relativas a los horarios de trabajo establecidos. La ley sirve para proteger a los empleados, centrándose claramente en su salud física y mental. Con los datos recopilados, los empleados pueden denunciar a las autoridades posibles violaciones de las normas sobre el tiempo de trabajo por parte del empleador. Pero un empleador también puede reconocer a las “ovejas negras” entre sus empleados.
- Obligación del empleador de registrar el inicio, fin, duración de la jornada laboral, tiempos de descanso y horas extraordinarias
- Posibilidad de transferir la obligación a los empleados, pero debe garantizarse el registro real y correcto de las horas de trabajo.
- Opciones de grabación: digital o analógica, pero el sistema debe cumplir ciertos criterios.
Cómo puedes registrar tiempos legalmente
En principio, todos los empleados deben registrar su jornada laboral, incluidos los altos directivos. Sin embargo, el personal directivo no tiene derecho a compensación por horas extras.
Los tiempos de trabajo se pueden registrar de varias maneras. El sistema adecuado depende de factores como el tamaño de la empresa, el grado de digitalización, el sector y los modelos de tiempo de trabajo. Estas opciones son las más comunes.
- Sistema estacionario: los empleados inician y cierran sesión en terminales ubicados en las instalaciones de la empresa mediante tarjeta, chip, teléfono inteligente o huella digital.
- Reloj de tiempo: El reloj de tiempo clásico todavía es concebible, pero en tiempos de procesamiento de datos digitales ya no es realmente sostenible.
- Actas: Los empleados registran a mano el inicio y el final del trabajo, así como los tiempos de descanso; la conocida «hoja de horas» es especialmente común en el sector de la construcción, pero también en el trabajo de proyectos.
- Tabla de Excel: Las empresas más pequeñas, en particular, utilizan una tabla de Excel para registrar las horas de trabajo. Las principales desventajas de esta pequeña solución son la susceptibilidad a errores humanos al introducir datos, la falta de opciones de control y la manipulación potencialmente muy sencilla por ambas partes.
- Ordenador de escritorio o teléfono inteligente: el inicio de la jornada laboral se registra con un clic del mouse en la computadora o mediante una aplicación en el teléfono inteligente. Una vez finalizado el trabajo y durante los descansos, los usuarios vuelven a cerrar sesión. Este tipo de registro de tiempo digital es especialmente adecuado para oficinas en casa, sucursales o lugares de teletrabajo.
No lo olvides: si el empleador ya utiliza un sistema de control de tiempo y éste necesita ser modificado como parte de los ajustes legales a la ley de tiempo de trabajo, necesita el consentimiento del comité de empresa.
Con todos los métodos mencionados para registrar las horas de trabajo, siempre hay que centrarse en una cosa: los empleados no deben sentirse controlados o incluso intimidados por ellos. A la hora de introducirlo debe haber la mayor transparencia posible: ¿qué se registra, cuándo, con qué finalidad y cómo se utiliza? De esta manera se puede llevar a los empleados.
¿Es obligatorio el registro del tiempo de trabajo en todas las industrias?
En algunas industrias existen normas especiales para el registro de las horas de trabajo, que se especifican en la Ley de lucha contra el empleo irregular. El registro de las horas de trabajo ha sido obligatorio durante mucho tiempo para los empleadores en los siguientes sectores de la economía:
- Industria de construcción.
- Restaurantes y albergues.
- Industria del transporte de pasajeros.
- Empresas de logística, transporte y reparto.
- Silvicultura.
- Limpieza de edificios.
- Construcción de ferias.
- Industria cárnica.
- Sucursales.
Registro del tiempo de trabajo y protección de datos
Las opciones digitales para el registro de jornada laboral presentadas también centran la cuestión de la protección de datos y su estricto cumplimiento. Además de la jornada laboral, las empresas deben estar atentas a otra normativa europea: el Reglamento general de protección de datos (RGPD).
Los datos personales que las empresas documentan digitalmente en los registros de trabajo se encuentran entre los datos personales que merecen especial protección. El uso indebido o la divulgación no autorizada deben evitarse mediante los siguientes principios de control:
- Los sistemas de registro de tiempos no deberían poder ser utilizados por personas no autorizadas (control de acceso).
- Debe evitarse la lectura, copia o eliminación de datos durante la transmisión (control de transferencia).
- Los cambios en los datos deben ser rastreables (control de entrada).
- Los datos deben estar protegidos contra pérdida o destrucción (control de disponibilidad).
- Los datos para registrar las horas de trabajo deben procesarse por separado de otros datos y no pueden usarse para otros fines.
Conclusión acerca de la obligación del registro de las horas laborales
La obligación de registrar el tiempo no debe conducir en ningún caso a un seguimiento permanente de los empleados, independientemente de los sistemas que se utilicen. El software de recursos humanos que incluye el registro de tiempos, debe garantizar una seguridad absoluta si está equipado con un concepto de derechos claramente definido y derechos de acceso asignados individualmente.
